Projektmanagement – Planung und einfache Durchführung

Machen wir unser Projektmanagement richtig? Diese Frage werden Sie sich bestimmt schon des öfteren gestellt haben. Das mag auch daran liegen, weil sich der Bergriff so mächtig anhört. Dabei ist richtiges Projektmanagement kein Buch mit sieben Siegel. Wenn Sie die wichtigsten Punkte beachten und dabei durch entsprechende Tools unterstützt werden, dann gewinnen Sie mit wenig sehr viel.

Als erstes – Überblick gewinnen

Ein gewonner Kundenauftrag oder interne Projektarbeit. Das Wichtigste ist, hinter dem Projekt die tatsächlichen Aufgaben zu entdecken. Richtiges Projektmanagement ist nur dann möglich, wenn Sie wissen wo Sie hinwollen und was hierfür zu tun ist. Schritt bewegen Sie sich so vom Groben ins feine. Stellen Sie folgende Fragen:

• Welche Ziele sollen erreicht werden?
• Wie sieht Ihr Zeitplan aus?
• Welche Personen sind in dem Projekt involviert?
• Gibt es bestimmte Risiken zu beachten?

Skizzieren und dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse und schon haben Sie einen Überblick erhalten.

Gut geplant ist halb gewonnen

Erst wenn Sie einen Überblick gewonnen haben, können Sie eine kompetente Projektplanung vornehmen. Um das Projekt zu visualisieren, hilft Ihnen ein Projektstrukturplan und ein dazugehöriges Gant-Diagramm. Wie Sie Ihr Projekt strukturieren, hängt auch immer von der Größe und der Art des Projektes ab. Zu den gängigen Projektmanagementinstrumenten zählen:

• Projektphasen, die zeitlich aufeinander folgen
• Teilprojekte, die das Projekt in einzelne Themengebiete oder Zuständigkeiten unterteilen
• Arbeitspakete, auf die Mitarbeiter eingeplant werden
• Meilensteine, die spezielle Zeitpunkte kennzeichnen, an denen Ziele erreicht sein sollen

Mit Hilfe des Gant-Diagramms können Sie nun die einzelnen Zeiträume definieren, sowie Abhängigkeiten untereinander angeben.

Zeiten von Stift und Papier sind lange vorbei. Hier ist der Einsatz einer Projektmanagement Software hilfreich.

Immer wissen, was zu tun ist und wo Sie gerade stehen

Spätestens nach dem Start des Projektes, müssen die beteiligten Personen wissen, was zu tun ist. Das Bereitstellen und Weitergeben wichtiger Informationen ist von großer Bedeutung. Die Projektmitarbeiter müssen wissen, welche Aufgaben sie zu welchem Zeitpunkt zu erledigen haben. Hierzu ist häufig detailliertes Wissen notwendig, welchem dem Mitarbeiter zu Verfügung gestellt werden müssen. Der Projektleiter wiederum benötigt Informationen über den Status einzelner Aufgaben. Wird alles rechtzeitig fertig? Gibt es irgendwo Probleme.

Die größte Aufgabe für Sie ist es, die nötigen Informationen jederzeit zur Verfügung zu stellen. Regelmäßige Projektmeetings dienen als Austauschplattform. Aber auch Projektmanagementsysteme bieten hier einen großen Nutzen. Vor allem wenn Sie von überall erreichbar sind.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Auch nach Abschluss eines Projekt endet das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen nie. Die nächsten Projekten warten bereits darauf, von Ihnen abgewickelt zu werden. Aus dem abgeschlossenen Projekt können Sie immer Erfahrungen in zukünftige Projekte mitnehmen. Was ist gut gelaufen? Was können Sie besser machen? Auf welche Probleme sind zu achten?

Gerade unter diesen Aspekten ist eine vollständige Projektdokumentation von großem Vorteil.